Właściciel warsztatu, który dopiero rozgląda się za programem, zwykle wpisuje w Google to samo zapytanie: „program do zarządzania warsztatem samochodowym”. Wyników jest sporo, a każda strona producenta chwali się tym samym – że usprawni pracę, ograniczy papier i przyspieszy fakturowanie. Dopiero bliższe przyjrzenie się pokazuje, że konkretne programy różnią się od siebie dość mocno, zarówno zakresem funkcji, jak i sposobem rozliczenia.
Poniżej opisujemy cztery z nich. Nie wskazujemy, który jest „najlepszy” – to zależy od wielkości warsztatu, liczby stanowisk i tego, czy warsztat prowadzi też sprzedaż części.
Na co zwrócić uwagę, zanim zacznie się porównywać programy
Pierwsza rzecz do ustalenia to sposób działania – jedne programy pracują w przeglądarce i nie wymagają niczego instalować, inne trzeba zainstalować na konkretnym komputerze w warsztacie. Druga sprawa to model rozliczenia: miesięczny abonament czy jednorazowa licencja. Trzecia – czy warsztat potrzebuje magazynu i integracji z hurtownią już od pierwszego dnia, czy wystarczy mu samo prowadzenie zleceń i historii napraw.
Veloci
Veloci to webowy system – uruchamia się go w przeglądarce, bez żadnej instalacji na komputerze warsztatowym. Nowe zlecenie powstaje przy samym aucie: mechanik wpisuje usterki, zakres prac, potrzebne części i aktualny przebieg, a status zlecenia przechodzi przez kolejne etapy, od umówienia wizyty do wydania pojazdu klientowi. Każda wykonana naprawa trafia do historii przypisanej do konkretnego pojazdu – ta historia zostaje widoczna nawet wtedy, gdy auto zmieni właściciela. Osobny moduł pozwala rozliczyć pracę każdego mechanika, również z podziałem procentowym, jeśli przy jednym zleceniu pracowały dwie osoby. Darmowy pakiet to 20 zleceń miesięcznie, bez limitu czasowego i bez konieczności podawania karty płatniczej. Strona produktu: https://veloci.pl/.
Motowarsztat
Motowarsztat działa w chmurze i oferuje własną aplikację mobilną, dostępną na Androida i iOS. Zlecenie można utworzyć ze skanera kodu AZTEC wprost z dowodu rejestracyjnego albo przez wyszukiwarkę VIN, co według producenta skraca czas wystawienia nowego zlecenia do mniej niż minuty. Program ma zintegrowany magazyn z możliwością importu danych bezpośrednio z hurtowni oraz Elektroniczną Kartę Zleceń – klient może przez nią obejrzeć zdjęcia i filmy z przeglądu auta, a także podpisać dokumenty zdalnie, bez wizyty w warsztacie. Dodatkowo dostępna jest integracja z bazą TecRMI, dająca dostęp do danych technicznych i czasów naprawy. Cennik: 0 zł do 20 zleceń miesięcznie, 99 zł lub od 179 zł miesięcznie za pakiety z większym zakresem funkcji. Strona: https://motowarsztat.pl/.
Warsztat24
Warsztat24 wyróżnia się na tle poprzednich dwóch programów samym modelem rozliczenia – to jednorazowa licencja, nie powtarzający się abonament. Wersja BASIC kosztuje 284,55 zł, a PRO – 528,46 zł, przy czym opłata ta nie jest uzależniona od liczby stanowisk w warsztacie. Magazyn oraz faktury z obsługą KSeF są dostępne od wersji STANDARD, a program pozwala importować zakupy bezpośrednio z hurtowni, w tym z Inter Cars.
- Program instaluje się lokalnie, na komputerach w warsztacie
- Telefon korzysta z systemu przez sieć Wi-Fi warsztatu, nie przez internet z zewnątrz
- Aktualizacje po pierwszym roku są płatne dodatkowo – 394,31 zł rocznie
Strona: https://warsztat24.com/.
eSOWA
eSOWA to autorski program Inter Cars, obejmujący zlecenia naprawy, reklamacje i badania techniczne, z osobnym modułem przechowalni opon i terminarzem. Mocną stroną tego systemu jest integracja z katalogiem części Inter Cars – towar dobiera się bezpośrednio do zlecenia, a magazyn, obsługujący wiele lokalizacji naraz, automatycznie rezerwuje części potrzebne do konkretnej naprawy. Program dodatkowo wysyła SMS-y informujące klientów o zakończeniu naprawy i obsługuje czytniki kodów Aztec, a użytkownicy otrzymują bezpłatną subskrypcję czasów napraw. Dane o cenniku pochodzące z niezależnego źródła wskazują na ok. 200 zł miesięcznie za pierwsze stanowisko i 120 zł za każde kolejne – tę wysokość i jej aktualność warto zweryfikować bezpośrednio u producenta. Strona: https://intercars.com.pl/pl/oprogramowanie/esowa.
Porównanie funkcji
| Funkcja | Veloci | Motowarsztat | Warsztat24 | eSOWA |
|---|---|---|---|---|
| Działanie | Przeglądarka | Chmura + aplikacja | Lokalnie na komputerze | Lokalnie / stanowiskowo |
| Magazyn / hurtownie | Brak danych na stronie | Tak, import z hurtowni | Tak, od wersji STANDARD | Tak, wielomagazynowy |
| Faktury / KSeF | Brak danych na stronie | Tak | Tak, od wersji STANDARD | Brak danych na stronie |
| Powiadomienia dla klienta | Portal klienta (link, bez konta) | Podpis zdalny dokumentów | Brak danych na stronie | SMS o zakończeniu naprawy |
| Model rozliczenia | Abonament, od 0 zł/mies. | Abonament, od 0 zł/mies. | Licencja jednorazowa | Abonament (dane niezależne) |
Co dalej z wyborem
Lista powyżej nie zastąpi własnej analizy potrzeb konkretnego warsztatu, ale pokazuje, jak różne mogą być odpowiedzi na to samo pytanie „jaki program wybrać”. Jeden model rozliczenia nie jest z definicji lepszy od drugiego – jednorazowa licencja i miesięczny abonament to po prostu dwa różne sposoby na to samo. Warto przetestować wersje darmowe lub próbne, zanim padnie ostateczna decyzja.